¿Cómo afectan los espacios de trabajo a la productividad?

Hace un tiempo, llegó a mis manos un artículo de The Economist que me hizo reflexionar acerca de los distintos espacios de trabajo y cómo afectan estos a la productividad de sus empleados.

En él se habla de cómo la expansión de oficinas de planta abierta (también llamados “de pradera”) ha afectado a los empleados de algunas empresas. Este cambio de paradigma en los espacios de trabajo estuvo motivado para una mejora de la productividad, ya que se quería promover una mayor colaboración y contacto entre empleados.

Al medir el “antes y después” se obtuvieron resultados sorprendentes

No hay nada como el análisis para superar creencias simplistas y a veces no tan realistas.

Ethan Bernstein y Stephen Turban, académicos de la Harvard Business School, decidieron hacer un estudio, investigando cómo interactuaban los trabajadores de dos compañías multinacionales que habían apostado por cambiar su modelo de oficina al de planta abierta. A partir de una serie de sensores, micrófonos y otros dispositivos, estos teóricos fueron capaces de determinar los momentos de interacción, y descubrieron resultados muy diferentes.

• Mientras que en una compañía se incrementó tres veces más el contacto directo entre trabajadores, en la otra disminuyó un tercio (en comparación con el antiguo modelo de oficinas de cubículos).
• En las dos compañías aumentaron el número de correos electrónicos que los compañeros se enviaban entre sí.

¿A qué es debido este cambio? Los autores sugieren que está vinculado directamente a una nueva forma de buscar la privacidad y su constante lucha por conservarla en este nuevo entorno. Desconectar escuchando música, por ejemplo, o comunicarse con sus compañeros vía e-mail, podrían interpretarse como fórmulas para evitar distraerse en su trabajo.

La cuestión es que ¡la productividad de ambas empresas empezó a disminuir!

¿Son entonces las oficinas de planta abierta una mala forma de distribuir a los empleados en un espacio? Claramente para algunos profesionales sí, especialmente para aquellos quienes necesitan que el espacio no distraiga su concentración.

Sin embargo, para otros los cubículos pueden ser el peor espacio de trabajo, debido al agobio que puede generar el espacio cerrado y pequeño, los ruidos de fondo sin identificar y la falta de luz natural. Y también el mejor recurso, pues las personas que pueden personalizarlo para estar cómodas dentro de su propio espacio, cuentan con una mayor comodidad y motivación en el trabajo.

El mejor espacio de trabajo depende de la CULTURA Y OBJETIVO de la empresa

¿Habéis oído hablar del hot-desking?

Cómo caemos en la moda de las palabras “hot” que nos hacen parecer más innovadores, disculpad, más ”cool”, pero que es algo de toda la vida. El “hot-desking” es aplicar en la pradera de la oficina el uso compartido de la biblioteca de toda la vida, donde llegabas, estudiabas desplegando las cosas que necesitabas y cuando te ibas te lo llevabas todo para que el espacio fuera ocupado por el siguiente.

Este modelo ha ido ganando popularidad en algunas empresas americanas, sobre todo porque con el ordenador muchas veces ya lo tienes todo y así promueves que la gente se conozca y no das privilegios a unos frente a otros. Sin embargo, y como era de esperar, este tipo de espacio compartido por varias personas o sin áreas de trabajo fijas no sirve para todo el mundo porque la rutina de un espacio y localización ayuda a muchos profesionales a ser más productivos, sin tener que abordar el estrés de encontrar un hueco cada vez.

Entonces, ¿cuál es el entorno ideal para un profesional? Pues la respuesta nace de una de las características del entorno digital: Es necesario un modelo PERSONALIZADO a cada cultura de organización y objetivo empresarial. Cada empresa ha de diseñarlo dependiendo del tipo de actividad que realiza y de la cultura que une a las personas bajo una misma visión y valores.

Como headhunter, he podido captar la esencia de la organización simplemente visitando sus oficinas. Captar los principios y valores y cómo se fomenta la relación entre sus trabajadores. Un ejemplo extraordinario son las oficinas de Affinity Petcare, con sus espacios identificados con los valores de la marca. La última vez que estuve allí fue entrevistando a Teresa Niubó, Directora de RRHH (https://teresaniubo.com/), con motivo de un artículo que realizamos para la sección Headhunter y Empleo de la Revista Capital Humano.

Existen distintos grupos de trabajo o culturas de organización: colaborativos, competitivos, con procesos definidos, más flexibles, multinacionales, familiares, de liderazgo personalista, estructural… A algunos les funcionan mejor los cubículos y otros prefieren el contacto directo de las plantas abiertas. Sea como sea, se trata de una necesidad individual de cada profesional.

Nuestra productividad dependerá del entorno donde nos encontremos. Como profesionales, debemos valorar dónde nos sentimos más cómodos para trabajar, dónde funcionamos mejor, y sobretodo… ¡cuál es el sitio más adecuado para desarrollar nuestro talento!